Với một khách lẻ, sai sót giấy tờ là chuyện của một người. Với đoàn 40 khách, một hồ sơ lỗi có thể giữ cả đoàn lại quầy xuất nhập cảnh thêm một tiếng, kéo theo xe đón, hướng dẫn viên và bữa trưa đầu tiên đều lệch lịch. Vì vậy hồ sơ nhập cảnh của đoàn phải được xử lý như một hạng mục vận hành riêng, không phải việc làm cho xong trước ngày bay.
Công văn nhập cảnh là gì và khi nào cần?
Công văn nhập cảnh là văn bản do cơ quan quản lý xuất nhập cảnh cấp, xác nhận đoàn được phép nhập cảnh và nhận thị thực tại cửa khẩu. Doanh nghiệp lữ hành tại Việt Nam đứng ra bảo lãnh và nộp hồ sơ. Hình thức này phù hợp khi:
- Đoàn đông, quốc tịch đa dạng, không tiện để từng khách tự khai e-Visa.
- Khách ở quốc gia không có cơ quan đại diện Việt Nam thuận tiện.
- Chương trình có thay đổi nhân sự sát ngày, cần phương án linh hoạt hơn.
Ngược lại, nếu đoàn ít người và cùng quốc tịch được cấp e-Visa thuận lợi, e-Visa vẫn là lựa chọn nhanh và rẻ hơn.
Mốc thời gian chuẩn bị
| Thời điểm | Việc cần hoàn tất |
|---|---|
| Trước 30 ngày | Chốt danh sách đoàn, thu bản scan hộ chiếu toàn bộ khách |
| Trước 21 ngày | Rà soát hạn hộ chiếu, nộp hồ sơ xin công văn nhập cảnh |
| Trước 10 ngày | Nhận công văn, gửi bản mềm cho từng khách và hãng bay |
| Trước 3 ngày | Xác nhận lại số hiệu chuyến bay, giờ hạ cánh, phân công đón đoàn |
Danh sách đoàn: làm đúng ngay từ đầu
Danh sách đoàn phải khớp tuyệt đối với hộ chiếu ở bốn trường: họ, tên, ngày sinh, số hộ chiếu. Kinh nghiệm thực tế là không nhận danh sách do khách tự gõ tay — luôn yêu cầu bản scan hộ chiếu và để bộ phận nghiệp vụ nhập liệu, rồi đối chiếu chéo hai lần.
Ba lỗi lặp lại nhiều nhất
- Khách có tên đệm dài bị cắt bớt khi nhập vào biểu mẫu.
- Hộ chiếu vừa được cấp lại nhưng khách gửi bản scan hộ chiếu cũ.
- Trẻ em đi cùng bố mẹ nhưng dùng hộ chiếu riêng, bị bỏ sót khỏi danh sách.
Đón đoàn tại sân bay
Ngay cả khi hồ sơ hoàn hảo, khâu tại sân bay vẫn cần người điều phối. Thực tế cho thấy nên bố trí một nhân sự đứng ngoài khu vực nhập cảnh và một nhân sự tại điểm tập kết xe, thay vì dồn cả hai vai cho một người. Chuẩn bị sẵn bản in danh sách đoàn, bản sao công văn và số điện thoại đường dây nóng của công ty.
Đoàn đông không sợ chậm, chỉ sợ không ai biết chậm ở khâu nào và phải chờ bao lâu.
Victoria Tour nhận xử lý trọn gói hồ sơ nhập cảnh cho đoàn inbound: từ rà soát hộ chiếu, xin công văn đến bố trí nhân sự đón đoàn tại các sân bay quốc tế lớn.
Lưu ý: quy định xuất nhập cảnh có thể thay đổi bất cứ lúc nào. Trước ngày khởi hành, vui lòng đối chiếu thông tin mới nhất tại cổng thị thực điện tử evisa.gov.vn hoặc cơ quan đại diện Việt Nam tại nước sở tại.
